Оставьте свой телефон и мы свяжемся с вами.
Или позвоните к нам
+7 (495) 132-22-56
От бумаги к цифре: что такое ЭДО, чем и кому он полезен, как работает

Блог
июля '21
02
МАРКЕТИНГ
Классический обмен документами в бумажном формате с каждым годом становится все менее популярным и востребованным. Бумага чувствительна к температуре и влажности, выгорает на солнце, ее легко испортить или потерять. А если между участниками документооборота сотни или тысячи километров, то официальное согласование даже малейших деталей превращается в бюрократическую тягомотину. Одна сторона составила бумагу и отправила второй – потеря времени на пересылку. Вторая сторона внесла корректировки и отправила обратно – опять время на пересылку. Документ корректируется и посылается на подпись – трата времени. Возврат подписанной копии отправителю – еще время. А с учетом особенностей почтовой службы все может растянуться чуть ли не на месяц.

Да даже если между вами и вашим партнером/контрагентом/заказчиком всего несколько кварталов, на все согласования в бумажном формате уйдет много времени и сил. Куда удобнее обмениваться документами с того же компьютера, на котором они составляются. Для этого достаточно внедрить в вашу организацию электронный документооборотпринцип действия такой системы полностью снимает проблему затрат времени. Адресат получает договор, соглашение, счет и т.д. буквально через несколько секунд после его отправки. Причем современные ЭДО-технологии позволяют пересылать друг другу не скан-копии, а полноценные документы, защищенные цифровыми подписями и имеющие точно такую же юридическую силу, как и их печатный вариант. А обилие вариантов ЭДО-операторов на рынке позволяет найти оптимальный по функционалу и стоимости комплекс для компаний любого масштаба.
Сущность электронного документооборота
Чтобы понять, что представляет собой этот инструментарий, рассмотрим его комплексно:
Электронные документы, участвующие в ЭДО – это любые текстовые файлы, составленные на компьютере, скан-копии деловых бумаг, аудиозаписи и т.д. Вы сами вольны выбирать используемый формат и совмещать их в своей работе. Например, договор можно отправить в Doc-разрешении, а ИНН, свидетельство о регистрации, лицензию просто отсканировать. Оба варианта будут юридически правомочными.
Электронный документооборот – это алгоритм пересылки между компаниями и их подразделениями любой рабочей документации, ее подготовки, обработки, учета, хранения. Если говорить простыми словами, что такое ЭДО, то это возможность оцифровать всю бумажную работу.
ЭДО-система (СЭД) – программный комплекс, через который пользователи отправляют и получают документы, работают с ними, взаимодействуют с другими пользователями системы – выставляют задачи, отправляют уведомления и т.д.
Какие задачи решает электронный документооборот
Возможности современных ЭДО-систем очень обширны. Вот лишь основные их функции:
электронная передача корреспонденции в цифровых форматах;
регистрация пересылаемых файлов во внутреннем реестре;
контроль за исполнением документов;
формирование документальных справочников и их использование;
контроль за перемещением документов – как электронных, так и бумажных, формирование истории их использования;
создание и изменение реквизитов документации;
формирование отчетности по результатам документооборота;
загрузка нужных бумаг и их образцов с локальных носителей, из сети;
создание новых документов по шаблону непосредственно в ЭДО-системе;
работа с разными версиями файлов, обработка документации с многокомпонентной структурой, мультиформатного контента;
работа со сложной многоуровневой базой;
сканирование и распознавание бумаг.
Самое же главное, для чего нужен ЭДО, – это сокращение затрат времени и денег на решение бумажных бизнес-вопросов. А это обеспечивает множество преимуществ, о которых мы поговорим позднее.
Схема работы электронного документооборота
Все такие системы обмена документацией действуют одинаково:
  • Отправитель создает или загружает файл, заверяет его цифровой подписью и отсылает получателю.
  • Получатель присланный ему документ либо подписывает, либо отклоняет – в последнем случае он должен указать причину. Если нужны доработки, об этом делается отдельное указание.
  • Если получатель утвердил присланную бумагу, то отправитель получит обратно ее в уже подписанном виде. Если документ возвращен на доработку, то можно как внести исправления в уже имеющуюся версию, так и создать с их учетом новый вариант.
А как работает СЭД, если контрагент пользуется таким инструментарием? В этом случае он получит на е-мейл ссылку с приглашением подключиться к системе. Другими словами, работает такой документальный обмен только по двусторонней схеме. Просто скачать файл по ссылке из письма не получится. Ниже представлена структура СЭД:
Плюсы и минусы использования ЭДО-инструментов
Не будем утверждать, что СЭД идеальны и не имеют никаких недостатков. Слабые стороны у них есть. И их нужно обязательно принимать во внимание, решая, так ли нужен электронный документооборот именно вашей компании.

Основными недостатками цифрового обмена документацией можно назвать следующие нюансы:
Придется вложиться во внедрение
Сюда входит заключение договора с организацией-оператором ЭДО, лицензии на выбранный комплект системы для каждого сотрудника, который будет ей пользоваться. В отдельных случаях требуется дополнительно приобретать оборудование для работы системы. Подключение, настройка и отладка также стоят денег – не у всех получается все наладить самостоятельно. Еще настоятельно рекомендуем сразу делать электронную подпись высокого ранга – она стоит денег. А еще ее нужно каждый год продлять – за это опять же нужно платить.
Придется обучить работе с системой сотрудников
Как минимум, менеджеров, главбуха, руководителей. Здесь выбор за вами – либо заплатить сторонним инструкторам из компании-интегратора, либо потратить время на самостоятельное освоение всех функций и возможностей.
Придется корректировать процесс работы с контрагентами.
Как минимум, во всех документах нужно будет сделать пометку о том, что их электронные версии имеют такую же юридическую силу и правомочность, что и бумажные варианты. И не стоит надеяться, что все ваши партнеры сразу же перенастроятся на цифровой процесс обмена документацией. С большой вероятностью вы еще долго будете получать распечатки. Кроме того, для эффективной работы нужно, чтобы и все контрагенты работали через СЭД. А это пока еще едва ли возможно. Как минимум некоторые партнерские компании посчитают, что им это не нужно. Впрочем, совершенно безосновательно.
Недостатки весомые. Однако, как показывает практика, преимущества от пользования СЭД их перекрывают. И плюсов здесь немало:
Предельно сокращаются сроки на пересылку и согласование
Весь путь от отправителя к получателю через электронную систему занимает несколько секунд. Следовательно, обеспечивается возможность решить все актуальные вопросы в сжатые сроки, не допустить простоя и снижения производительности.
Организуется централизованное, четко систематизированное и, что особо важно, виртуальное хранилище рабочих бумаг
Независимо от объемов архива вы сможете быстро найти в нем нужный файл, гарантируется сохранность всей загруженной информации, доступ к ней можно получить и дистанционно. И при этом не придется выделять место под архив – он формируется даже не на вашем жестком диске, а в большинстве случаев в защищенном облачном пространстве.
Доступ к загруженным в СЭД файлам обеспечивается круглосуточно
Вы не привязаны к графику вашего офиса и рабочему компьютеру. Решить любые бумажные вопросы такие системы позволяют в любое время и из любого места.
Четкие алгоритмы работы приводят все операции с документацией к единому образу
Каждый загружаемый файл одинаково загружается, обрабатывается, визируется. Не допускается разночтений и отличий в процессе обработки.


Полный контроль над состоянием документа
В любой момент вы сможете проверить, на какой стадии исполнения он находится, какие дополнения и корректировки в него внесены, на ком из исполнителей рабочий процесс застопорился.
Примерно на 80% сокращаются затраты на почтовые услуги, на обслуживание оргтехники, расходники.
Минимизируется рабочая рутина
Составление и обработка документов практически автоматизируется – а за счет этого снижается вероятность ошибок.
Безопасность цифрового документообмена тоже на высоте. ЭДО-системы используют многоуровневые системы шифрования. Они исключают перехват пересылаемой информации и вмешательство третьих лиц.
Принципы реализации цифрового обмена докуметами
Повышают эффективность использования СЭД и базовые принципы работы ЭДО:
Каждый создаваемый либо загружаемый документ регистрируется однократно. Это максимально упрощает его идентификацию через любой связанный аккаунт.
Параллельно могут выполняться несколько операций, что помогает сократить затраты времени на подготовку, обработку и исполнение документации.
Движение цифровых бумаг в системе происходит непрерывно, что повышает скорость работы системы и упрощает определение их текущего положения.
Четко структурированная база данных исключает вероятность дублирования файлов.
Эффективная система атрибутов позволяет найти интересующую бумагу даже по минимальным сведениям о ней.
Безопасность цифрового документообмена тоже на высоте. ЭДО-системы используют многоуровневые системы шифрования. Они исключают перехват пересылаемой информации и вмешательство третьих лиц.
Кому подходит ЭДО
Опыт использования подтверждает универсальность цифрового ДО. Выгоды от него получают как крупный бизнес, так и предприятия малого и среднего формата:

  • Для масштабных предприятий сокращаются риски допущения ошибок в бумагах. А это снижает вероятность пеней, исков, штрафов из ФНС и т.д. Кроме того, упрощается сам процесс работы благодаря избавлению от рутины.

  • Для малого и среднего бизнеса главное преимущество ЭДО – это сокращение временных затрат на заключение сделок и, следовательно, их оплату. Меньше времени тратим на обмен документами – быстрее получаем оплату. Как результат, получаем стабильный доход.


Единственное условие для эффективности и рентабельности СЭД – большой объем деловой корреспонденции. Если вы заключаете всего несколько договоров в год, то дешевле и проще будет использовать традиционные печатные варианты. Если же каждый месяц оформляются десятки и сотни сделок, то цифровизация бумажной работы будет объективно выгодной.

Впрочем, есть резон на подключение ЭДО и для тех предпринимателей, масштабы деятельности которых пока что малы. Если такой бизнес планирует масштабироваться и привлекать в клиенты крупные организации, то работать с ними с большой вероятностью нужно будет через СЭД. И лучше быть готовым к этому заранее, нежели впопыхах подключаться, боясь, что выгодный заказчик сорвется. Поэтому стоит действовать на опережение. А чтобы не слишком нагружать бюджет своего предприятия, стоит изначально выбрать самый доступный тариф. Например, не подключать пакеты исходящих документов. Входящие, как правило, бесплатны, поэтому вам придется платить только за оформление и ежегодное продление электронной подписи. А это 300 рублей в год.
Специализация систем автоматизации документооборота
Все предлагаемые на рынке ЭДО-системы имеют индивидуальные особенности, помогающие им отстраиваться от конкурентов. Это, в частности, функциональная ориентация – спектр задач, под решение которых заточена отдельно взятая система:

  • Цифровые архивы. Такие сервисы используются, прежде всего, для накопления и структурированного хранения различных рабочих файлов. Эффективны как способ создать централизованное хранилище с дистанционным доступом и возможностью совместного использования.

  • Системы с workflow-функционалом. Организуют перемещение того или иного объекта по заданному пути. Главная задача таких инструментов – организация выполнения определенной работы. Они решают типовые задачи по установленному алгоритму. Причем сама пересылка документации здесь далеко не главная задача. Прежде всего, подобные системы оптимизируют рабочий процесс.

  • Комплексные решения, сочетающие функционал управления деятельностью и аккумулирование рабочих файлов. Это сочетание возможностей рассмотренных выше систем. Подобные решения используются, как правило, госорганами и крупными предприятиями, где работа с документами регламентируется определенными правилами и алгоритмами.

  • Инструментарий, направленный на совместную работу. Их главное отличие от рассмотренных выше вариантов – отсутствие строгой последовательности в организации рабочего процесса. Здесь упор делается на возможность коллективной, в том числе и дистанционной, работы и сохранение общего результата.

  • Многофункциональные СЭД с обилием дополнительных инструментов и сервисов. Бизнес-комбайны, объединяющие самые разные модули – например, оборот деловой корреспонденции и управление клиентской базой через CRM-систему.

Пересылаемые в цифровом формате документы могут быть формализованными либо же неформализованными. Первые оформляются и передаются в строгом соответствии с утвержденными регламентами. Формат таких бумаг определяется ФНС, а их содержание напрямую влияет на точность расчета сумм налогов. Сюда относятся налоговые декларации, счета-фактуры, акты приемки и расхождений, документы о передаче товаров и т.д.

В отдельных случаях для первичных документов следует использовать только формат, разработанный Налоговой службой. Прежде всего, это форма подтверждения расходов для расчета налога на прибыль. В ином формате ФНС просто не примет ваш документ.

К неформализованным относятся все бумаги, к формату и содержанию которых государство не предъявляет жестких требований.
По принципу действия ЭДО-системы делятся на 2 группы
Первая представляет собой облачный сервис, управляемый организацией провайдером. Его можно сравнить с электронной почтой, к которой подключили дополнительный инструментарий. Главный плюс таких систем – проста подключения и использования:
1
Регистрируете компанию в системе.
2
Оформляете подписку.
3
Начинаете пересылать документацию в электронном формате.
Однако для действительно эффективной работы ваши контрагенты тоже должны зарегистрироваться в выбранной вами системе. Регулярно придется вносить абонентскую плату. В большинстве тарифов ограничено количество исходящих документов – за каждый последующий нужно платить. Для ЭДО внутри компании такие сервисы не подходят. Поэтому отнести их к категории СЭД можно только на 50%.

Гораздо более продвинутый вариант – полноценная СЭД, приобретаемая по лицензии и устанавливаемая на корпоративные компьютеры. Она работает и на внешний, и на внутренний оборот корреспонденции, оплачивается только 1 раз и позволяет гибко настроить все параметры под ваши задачи и специфику бизнеса. Помимо этого, такая система позволяет автоматизировать многие процессы работы с документами. О плюсах и минусах таких систем мы уже говорили выше. Главные же преимущества – это экономия времени и денег, а также обширные возможности использования.
Что нужно сделать для внедрения электронного документооборота
В общем виде алгоритм перехода на ЭДО выглядит следующим образом:
  • Анализ ситуации в компании. Нужно оценить объем отсылаемой и получаемой корреспонденции, проанализировать ее маршруты – причем как на внешнем, так и на внутреннем уровне. На основании полученных данных выбираем СЭД с наиболее подходящим функционалом.
  • Составление нормативной базы, регламентирующей использование ЭДО. Нужно также внести в действующую документацию указание на правомочность электронной копии.
  • Сортировка локальных актов. Нужно определить, какие из них будут оцифровываться, а какие проще оставить в бумажном формате.
  • Определение порядка хранения цифровой документации. Лучше все такие правила прописать в отдельном акте.
  • Рассылка уведомлений контрагентам. Лучше заранее уведомить их о том, что мы переходим на ЭДО, и пригласить подключиться к выбранной нами системе.
Оформление электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Самый продвинутый вариант – квалифицированная подпись, она же КЭП. Она требует записи только на защищенный носитель и стоит дороже, но равнозначна собственноручной подписи. При ее наличии вы сможете дистанционно сдавать отчетность, регистрировать онлайн-кассы, удаленно принимать новых сотрудников. Более простой вариант, который можно оформить в любом УЦ – неквалифицированная ЭЦП. Она дешевле и может записываться на любой носитель. Но для признания ее аналогом личной подписи нужно заключать соответствующее соглашение. Ее возможностей хватит только для визирования внутренней корреспонденции и обмена документацией с иностранными субъектами.
Объединяем бумажные документы с электронными
Полный переход на ЭДО всегда требует времени. Кроме того, с теми контрагентами, кто не примет вашего предложения подключиться к СЭД, придется взаимодействовать в бумажном формате. Чтобы вы не запутались в разных видах договоров и актов, отдельные системы цифровой документации позволяют добавлять в архив скан бумажной корреспонденции и связывают их с исходником индивидуальным QR-кодом. Отсканировав его, можно будет быстро найти нужный скан в базе данных.
Подробнее изучить секреты работы Wildberries и освоить правильную настройку маркетплейса можно по ссылке
Помогаем бизнесу
в онлайне!
Также рекомендуем прочитать
Показать еще