Опыт использования подтверждает универсальность цифрового ДО. Выгоды от него получают как крупный бизнес, так и предприятия малого и среднего формата:

• Для масштабных предприятий сокращаются риски допущения ошибок в бумагах. А это снижает вероятность пеней, исков, штрафов из ФНС и т.д. Кроме того, упрощается сам процесс работы благодаря избавлению от рутины.

• Для малого и среднего бизнеса главное преимущество ЭДО – это сокращение временных затрат на заключение сделок и, следовательно, их оплату. Меньше времени тратим на обмен документами – быстрее получаем оплату. Как результат, получаем стабильный доход.

Единственное условие для эффективности и рентабельности СЭД – большой объем деловой корреспонденции. Если вы заключаете всего несколько договоров в год, то дешевле и проще будет использовать традиционные печатные варианты. Если же каждый месяц оформляются десятки и сотни сделок, то цифровизация бумажной работы будет объективно выгодной.

Впрочем, есть резон на подключение ЭДО и для тех предпринимателей, масштабы деятельности которых пока что малы. Если такой бизнес планирует масштабироваться и привлекать в клиенты крупные организации, то работать с ними с большой вероятностью нужно будет через СЭД. И лучше быть готовым к этому заранее, нежели впопыхах подключаться, боясь, что выгодный заказчик сорвется. Поэтому стоит действовать на опережение. А чтобы не слишком нагружать бюджет своего предприятия, стоит изначально выбрать самый доступный тариф. Например, не подключать пакеты исходящих документов. Входящие, как правило, бесплатны, поэтому вам придется платить только за оформление и ежегодное продление электронной подписи. А это 300 рублей в год.

Все предлагаемые на рынке ЭДО-системы имеют индивидуальные особенности, помогающие им отстраиваться от конкурентов. Это, в частности, функциональная ориентация – спектр задач, под решение которых заточена отдельно взятая система:

• Цифровые архивы. Такие сервисы используются, прежде всего, для накопления и структурированного хранения различных рабочих файлов. Эффективны как способ создать централизованное хранилище с дистанционным доступом и возможностью совместного использования.
  
  
• Системы с workflow-функционалом. Организуют перемещение того или иного объекта по заданному пути. Главная задача таких инструментов – организация выполнения определенной работы. Они решают типовые задачи по установленному алгоритму. Причем сама пересылка документации здесь далеко не главная задача. Прежде всего, подобные системы оптимизируют рабочий процесс.
  
  
• Комплексные решения, сочетающие функционал управления деятельностью и аккумулирование рабочих файлов. Это сочетание возможностей рассмотренных выше систем. Подобные решения используются, как правило, госорганами и крупными предприятиями, где работа с документами регламентируется определенными правилами и алгоритмами.
  
  
• Инструментарий, направленный на совместную работу. Их главное отличие от рассмотренных выше вариантов – отсутствие строгой последовательности в организации рабочего процесса. Здесь упор делается на возможность коллективной, в том числе и дистанционной, работы и сохранение общего результата.
  
  
• Многофункциональные СЭД с обилием дополнительных инструментов и сервисов. Бизнес-комбайны, объединяющие самые разные модули – например, оборот деловой корреспонденции и управление клиентской базой через CRM-систему.
  
  

Пересылаемые в цифровом формате документы могут быть формализованными либо же неформализованными. Первые оформляются и передаются в строгом соответствии с утвержденными регламентами. Формат таких бумаг определяется ФНС, а их содержание напрямую влияет на точность расчета сумм налогов. Сюда относятся налоговые декларации, счета-фактуры, акты приемки и расхождений, документы о передаче товаров и т.д.

В отдельных случаях для первичных документов следует использовать только формат, разработанный Налоговой службой. Прежде всего, это форма подтверждения расходов для расчета налога на прибыль. В ином формате ФНС просто не примет ваш документ.

К неформализованным относятся все бумаги, к формату и содержанию которых государство не предъявляет жестких требований.

Первая представляет собой облачный сервис, управляемый организацией провайдером. Его можно сравнить с электронной почтой, к которой подключили дополнительный инструментарий. Главный плюс таких систем – проста подключения и использования:

В общем виде алгоритм перехода на ЭДО выглядит следующим образом:

• Анализ ситуации в компании. Нужно оценить объем отсылаемой и получаемой корреспонденции, проанализировать ее маршруты – причем как на внешнем, так и на внутреннем уровне. На основании полученных данных выбираем СЭД с наиболее подходящим функционалом.
• Составление нормативной базы, регламентирующей использование ЭДО. Нужно также внести в действующую документацию указание на правомочность электронной копии.
• Сортировка локальных актов. Нужно определить, какие из них будут оцифровываться, а какие проще оставить в бумажном формате.
• Определение порядка хранения цифровой документации. Лучше все такие правила прописать в отдельном акте.
• Рассылка уведомлений контрагентам. Лучше заранее уведомить их о том, что мы переходим на ЭДО, и пригласить подключиться к выбранной нами системе.

Оформление электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Самый продвинутый вариант – квалифицированная подпись, она же КЭП. Она требует записи только на защищенный носитель и стоит дороже, но равнозначна собственноручной подписи. При ее наличии вы сможете дистанционно сдавать отчетность, регистрировать онлайн-кассы, удаленно принимать новых сотрудников. Более простой вариант, который можно оформить в любом УЦ – неквалифицированная ЭЦП. Она дешевле и может записываться на любой носитель. Но для признания ее аналогом личной подписи нужно заключать соответствующее соглашение. Ее возможностей хватит только для визирования внутренней корреспонденции и обмена документацией с иностранными субъектами.

Полный переход на ЭДО всегда требует времени. Кроме того, с теми контрагентами, кто не примет вашего предложения подключиться к СЭД, придется взаимодействовать в бумажном формате. Чтобы вы не запутались в разных видах договоров и актов, отдельные системы цифровой документации позволяют добавлять в архив скан бумажной корреспонденции и связывают их с исходником индивидуальным QR-кодом. Отсканировав его, можно будет быстро найти нужный скан в базе данных.