Подключаем электронный документооборот: подробный план действий

Блог

Начать проект

Оставьте свой телефон и мы свяжемся с вами.

Или позвоните к нам

+7 (495) 132-22-56

Подключаем электронный документооборот: подробный план действий

Блог

декабря '21

МАРКЕТИНГ

Эксперты Hay-Studio рассказывают, как подключить ЭДО с минимумом хлопот

Электронный документооборот существенно способен упростить – и ускорить – деятельность организаций вне зависимости от их масштаба и профиля. При работе через ЭДО вы можете моментально обмениваться документами со своими контрагентами, проверяющими органами и т.д. И, что особо важно, «бумаги», передаваемые через такую систему, имеют юридическую силу. То есть фактически ЭДО объединяет в себе оперативность e-mail-переписки и надёжность обмена бумажными документами. На практике это обеспечивает колоссальную экономию времени. Где бы ни находился второй субъект документооборота, обмен электронными бумагами происходит буквально в несколько секунд.

А это означает значительное упрощение вашей деятельности. В большинстве случаев пересылка документации через ЭДО-систему занимает меньше времени, чем поход в соседний офис. Так что, даже если ваша деятельность не выходит за пределы города, такая система практически наверняка станет для вас отличным деловым подспорьем. А уж если вы работаете на довольно широкой территории, то электронный документооборот почти наверняка станет для вас полезным и эффективным инструментом.

Выгодные аспекты ЭДО

Пока в России использование такого документооборота является добровольным. Ключевое слово здесь – «пока». От ФНС уже неоднократно звучали мысли о том, что цифровой обмен бумагами нужно сделать обязательным. Дескать, это упростит и деятельность организаций, и работу проверяющих органов.

Как бы то ни было, пока подключение к ЭДО носит добровольный характер. В то же время сложно не признать, что обмен документами в цифровом формате значительно удобнее пересылки их бумажных вариантов. Вот лишь некоторые из преимуществ, которые может обеспечить электронный документооборот:

Рабочие бумаги пересылаются почти мгновенно. На доставку электронной версии документов уходит несколько секунд – и не имеет особого значения, где находится получатель.
Сокращаются затраты. В среднем пересылка бумаг в цифровом формате требует в 8-10 раз меньших затрат, нежели обмен печатной корреспонденцией.
Оптимизация решения бизнес-задач. С внедрением ЭДО вы сможете гораздо быстрее и проще согласовывать свою работу, составлять и принимать счета и отчётные документы – а за счёт этого упростится вся «жизнедеятельность» вашей компании.
Облегчение взаимодействия с контролирующими инстанциями. Через ЭДО-сервис вы сможете не только обмениваться документацией с другими организациями, но и отчитываться перед ФНС и прочими органами-контролёрами. При наличии цифровой подписи требуемого уровня ваш электронный документ будет столь же правомочен, как и бумажная отчётность. И одновременно его подготовка и отправка займёт у вас однозначно меньше времени.
Лояльное отношение поставщиков и клиентов. От использования цифровой корреспонденции в плюсе останетесь не только вы, но и организации, с которыми вы сотрудничаете. Они будут быстрее получать от вас необходимые бумаги, быстрее согласовывать новые заказы, легче исправлять возможные ошибки. Другими словами, вашим партнёрам с ЭДО тоже будет работаться и легче, и выгоднее. А, следовательно, сотрудничество с вами станет для вас более привлекательным.
Оцифровка рабочего архива. Системы электронного обмена документацией предполагает ещё и функцию хранилища для рабочих «бумаг». Это означает, что все договоры, счета, акты и т.д. вы сможете хранить в цифровом виде. А отсюда вытекает существенная экономия места в вашем офисе. Всё то, что раньше занимало у вас один или несколько шкафов, а то и кабинетов, теперь может поместиться в одной папке на жёстком диске. Более того, в большинстве случаев хранение клиентских файлов организуется на защищённом сервере оператора ЭДО. А это позволяет не захламлять свои компьютеры и гарантирует защищённость файлов от потери, повреждений и прочих неприятных обстоятельств.
Доступ к документам из любого места и в любое время. Это достоинство вытекает из предыдущего. Обратиться к электронному архиву вы сможете с любого устройства, имеющего доступ в интернет независимо от графика работы офиса. Полный перечень договоров, актов, счетов и прочих документов будет доступен вам, где и когда бы вы ни находились.
Возможность работы с масштабными партнёрами. Если вы планируете выходить со своими предложениями на крупных сетевых игроков, то без использования ЭДО вам не обойтись. Подавляющее большинство таких торговых сетей давно перешли на электронный обмен корреспонденцией – и, значит, вам придётся соответствовать их корпоративным стандартам.

Самое же главное преимущество заключается в том, что цифровые документы, заверенные электронной подписью требуемого уровня, по своей правомочности ничуть не уступают распечатанным, подписанным и заверенным печатью аналогам. Именно об этот аспект разбивается утверждение о том, что «е-мейл-переписка как-то привычнее». Да, можно согласовать макеты бумаг по почте – но для отчётности почти всегда потребуются печатные версии. А это затраты и времени, и денег.

А ещё обмен деловой корреспонденцией по электронному каналу через квалифицированного оператора максимально безопасен. Бумажные отправления имеют свойство теряться в пути, обычные электронные письма могут и угодить в спам, и быть перехвачены хакерами. В ЭДО же используются защищённые каналы связи, надёжно изолированные от стороннего доступа. А доставку каждого оправления получателю гарантируют правила любой площадки.

В целом же подключить ЭДО стоит как для упрощения своей работы, так и для повышения её продуктивности. Это эффективный и весьма удобный способ значительно облегчить прохождение многих бюрократических процедур – от согласования договоров партнёрства с другими организациями до отчётности перед надзорными органами. Следовательно, у вас остаётся больше времени, ресурсов и желания на решение ключевых задач вашего бизнеса.

Тонкости выбора оператора электронного документооборота

От работы таких посредников зависит и удобство, и выгодность, и надёжность пользования ЭДО – поэтому выбирать оператора, с которым вы заключите договор, нужно внимательно. На сегодняшний день в базе ФНС России зарегистрировано 78 поставщиков таких услуг – и такое разнообразие уже позволяет подобрать подходящий вариант для различных целей, возможностей и специфики бизнеса.

Вот ключевые аспекты, на которые нужно обращать внимание при выборе оператора:

Широта функционала. Как минимум, ЭДО-подрядчик должен обеспечивать вам возможность отсылать и получать цифровые документы и защищать их электронной подписью. Однако весьма полезными могут оказаться и дополнительные услуги – например, оффлайн-доступ к цифровому архиву, рассылка уведомлений на почту и т.д.
Тарифная сетка. Определитесь с набором требуемых функций – и посмотрите, сколько такой набор будет стоить у того или иного оператора. При минимальном наборе услуг вы будете платить только за непосредственный доступ к системе и за отправку каждого документа. Однако даже при не самой активной деятельности пакетные тарифы зачастую оказываются более выгодными.
Операторы, к которым подключены ваши контрагенты. Тут действует закономерность как в сотовой связи – внутри сети дешевле. Поэтому имеет смысл ориентироваться на выбор большинства. Если, разумеется, он вас удовлетворяет набором возможностей.
Стоимость роуминга. Даже если все ваши деловые партнёры пользуются одной и той же системой ЭДО, вполне вероятно, что вам придётся встретиться с клиентами другого оператора. И здесь уже начинает работать полноценный роуминг. Да, обмен документами между разными системами ЭДО сегодня в большинстве случаев возможен – однако стоить он будет почти всегда дороже, нежели пересылка «внутри сети». И стоимость документооборота «в роуминге» не помешает знать заранее.
Возможности интеграции. В идеале должна быть возможность совмещения в единый комплекс выбранной ЭДО-системы и учётных программ. В частности, большинство высокоуровневых сервисов поддерживает интеграцию с софтом от 1С – в результате получается полноценный бизнес-комбайн, идеально подходящий как для внутренней, так и для внешней работы.

Большинство операторов электронного документооборота позволяют опробовать свои сервисы в пробном периоде. Не пренебрегайте такими предложениями – это, как минимум, возможность опробовать большинство функций на ваших реальных задачах. А потом уже можно принять взвешенное и обоснованное решение в пользу того или иного варианта.

Важно: даже если поставщик не предлагает сам демодоступ, не стесняйтесь запрашивать его.

Руководство по подключению нового пользователя к ЭДО

Чтобы процесс перехода с бумаги на гораздо более удобный цифровой формат доставил вам как можно меньше хлопот и трудностей, мы подготовили пошаговую инструкцию, в которой отразили все основные этапы. Безусловно, у каждой отдельной системы могут быть свои индивидуальные особенности – но в целом процедура типовая.

Итак, давайте разбираться по шагам:

Готовим нормативную базу для внедрения ЭДО

Звучит сложно, но на практике особых трудностей здесь нет. Вам просто нужно внести соответствующие поправки в учётную политику вашей организации.

Разрабатываем схему цифрового документооборота

Оптимальный вариант – взять за основу текущий регламент обращения с корреспонденцией. Анализируем, при необходимости оптимизируем и перекладываем в digital-формат. Если прежде вообще не было подобной схемы, то составляем её отдельно. Для этого следует определить, какие подразделения и специалисты работают с бумагами. Причём лучше выделить отдельные этапы: составление, редактирование, визирование и т.д.

Выбираем оптимальный способ использования ЭДО-сервиса

Вариантов здесь несколько: пользуемся через веб-версию или же интегрируем сервис в используемую учётную систему. При выборе учитываем, прежде всего, характер и объём бумажной работы в компании.

Легче и дешевле переходить на цифровой документооборот через веб-версию. Для доступа к ней нужен только браузер, никаких дополнительных модулей в ваш рабочий и учётный софт не устанавливается. Такой вариант будет оптимальным выбором, если у вас не так много контрагентов и в месяц вы отправляете в районе 100 документов.

Если же вам нужен более широкий функционал, а работать с ЭДО вы хотите прямо из своей учётной системы, то вам удобнее будет интегрировать выбранный сервис прямо в неё. Сделать это можно разными способами:

Через коробочные решения для 1С – есть у большинства крупных операторов. Удобен такой вариант своей универсальностью и простотой: все необходимые функции добавляются прямо в интерфейс привычной 1С-ки.
Через коннектор. Главная особенность такого подхода к интеграции в том, что он не предполагает изменения структуры вашего учётного софта. ЭДО-сервис получает доступ к нужной информации через выделенную папку – и вы сами определяете, какие документы добавить. В то же время при необходимости можно автоматизировать выполнение многих действий с входящей/исходящей корреспонденцией.
Через специальную программу-интегратор. Такие инструменты разрабатываются под конкретное организационное ПО и берёт на себя все задачи по «скрещиванию» её с устанавливаемой системой документооборота.
Через API-интерфейс. Это ваш индивидуальный доступ к функциям ЭДО в привычной программной среде через веб-сервис.

Обращаем ваше внимание: 3 последних варианта рассчитаны на большой объём задач и активное использование. Это решения для крупных компаний с большим количеством получаемых и отсылаемых бумаг.

Определяемся с оператором

Для большей объективности можно составить целую сравнительную таблицу – и по ней найти то предложение, которое будет по соотношению цены и функционала оптимальным для вас. Важно найти именно баланс, а не просто гнаться за минимальной ценой или выбирать наиболее дорогой вариант, полагая его самым лучшим.

Оформляем квалифицированную электронную подпись

Она будет равнозначной заменой вашего физического «автографа» и будет наделять обрабатываемые вами документы юридической силой. Получить КЭП можно в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Имейте ввиду: собственная КЭП понадобится каждому сотруднику, который будет подписывать электронные бумаги. А оформление каждой такой подписи стоит денег. Поэтому нелишне будет оптимизировать процессы работы с корреспонденцией в организации, наделив правом подписания только тех работников, кому такая функция действительно нужна.

Подаем заявление на подключение к ЭДО

Время, которое потребуется на это, зависит от масштабов вашей компании в целом и системы обработки корреспонденции в частности. Мелкие и средние организации подключаются в среднем за 1-2 недели. В крупных же структурах, в особенности имеющих развитую сеть подразделений и филиалов, на внедрение ЭДО может уйти до 1 года.

Привлекаем к использованию электронного формата своих контрагентов

Чтобы работа через ЭДО была действительно удобной и выгодной, ваши партнёры и заказчики тоже должны иметь возможность работать с цифровыми документами. В противном случае они попросту не смогут получить присланную вами корреспонденцию, не говоря уже о том, чтобы подписать её.

В идеале нужно стремиться к тому, чтобы все ваши контрагенты использовали ту же систему, что и вы. В этом случае затраты на обмен бумагами будут минимальны. Если же они работают с другими операторами, то документооборот в цифровом виде будет возможен – но вам придётся платить за «роуминговое» соединение.